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Comment organiser un séminaire en 10 étapes ?
VOULEZ-VOUS - Business Events

Organisez
votre séminaire !

1) Identifiez les objectifs de votre séminaire

Comme pour beaucoup de projets, tout débute par l’identification de vos objectifs. Quelles sont les finalités de votre séminaire ? Est-il plutôt destiné au renforcement de l’esprit d’équipe entre vos collaborateurs (tendance que l’on nomme souvent aujourd’hui team building), plutôt voué à intégrer de nouveaux éléments ou encore à se réunir entre dirigeants pour prendre des décisions stratégiques importantes ?

2) Définissez votre public cible

Après avoir déterminé les objectifs de votre séminaire, vous serez plus à même d’identifier les participants qui pourront vous permettre de les atteindre. Ce sont ces derniers qui donneront le véritable sens de votre séminaire, son ambiance, son sel ! Employés, clients, partenaires, à vous de voir qui doit être là pour faire vivre ce séminaire d’entreprise.

3) Cherchez le lieu idéal pour votre séminaire

S’il y a bien un élément déterminant pour la réussite de votre séminaire, il s’agit évidemment du lieu dans lequel il se déroulera. Plusieurs facteurs vont alors rentrer en compte : l’accessibilité de l’endroit pour vos collaborateurs, la qualité des infrastructures, les services proposés sur place, etc. À proximité de Lyon et Orléans, les salles de spectacles ultra-équipés de Voulez-Vous pourraient bien faire office de salles de séminaires sur-mesure !

4) Fixez une date de séminaire

Aussi bien organisé soit-il, un séminaire ne peut être réussi que si la plupart de ses participants répondent à l’appel. Pour vous assurer un fort taux de participation de la part de vos collaborateurs, il y a quelques écueils à éviter, par exemple ne pas prévoir le séminaire en période de vacances, de jours fériés, ou de ponts.

5) Définissez votre budget en le structurant

Bien que l’organisation d’un séminaire comporte de nombreux avantages pour une entreprise, elle représente évidemment un coût. Vous devrez donc prévoir un budget correspondant, que l’on pourrait répartir ainsi : les dépenses fixes (qui ne varieront pas, quel que soit le nombre de participants : locations de salle, intervenants, etc.), les dépenses variables (tributaires du nombre de participants : frais de repas et de boisson, activités, etc.) et les dépenses indirectes (tous les frais liés à la logistique : frais de déplacement, travaux d’impression de badges et de brochures, etc.).

6) Optez pour les bonnes configurations de salle

Une fois que vous avez choisi ce qui sera le théâtre des différentes présentations de votre séminaire, et que vous avez une idée assez précise du nombre de participants, vous devrez envisager la meilleure configuration possible de celle-ci : plusieurs tables rondes pour des ateliers, disposition en U pour un échange collectif, rangées devant une estrade pour des conférences, etc.

7) Créez un planning et diffusez-le aux participants

Le déroulé du séminaire se précise ! Vous devez donc maintenant rédiger un planning à communiquer à tous les participants : horaires des différents ateliers, temps de pause, activités, etc.

8) Choisissez vos différents prestataires

L’organisation d’un séminaire s’appuie en principe sur le recours à différents intervenants, mais aussi parfois des encadrants ; autant de prestataires à définir et sélectionner : photographes, hôtesses d’accueil, formateurs, etc.

9) Communiquez efficacement autour de votre séminaire

Afin de vous assurer d’un maximum de participations de la part de vos collaborateurs, veillez à lancer les invitations bien en amont de vos évènements, pourquoi pas en communiquant sur tous les canaux dont vous disposez, notamment sur les réseaux sociaux.

10) Effectuez les ultimes vérifications !

Nous y voilà, dans la dernière ligne droite avant votre séminaire ! À ce stade, tout est une histoire de vérifications et de peaufinage : est-ce que tous les ateliers et intervenants s’enchainent bien, est-ce que le rythme de la journée alterne suffisamment bien les moments d’activités et de repos, etc.

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